8 steps til planlægning af et digitalt event

Vi ser lige nu flere hybrid- og digitale events end tidligere. Snart vil vi ikke længere tale om at konvertere fysiske events til digitale, men om at designe events med en digital first-tilgang.

Denne guide er til dig, allerede har fastlagt dig på at holde et digitalt event. Hvis du vil vide mere om mulighederne for digitale events, så læs vores guides til at hente flere digitale leads og skabe awareness gennem events her. 

De otte steps er:

Step 1: Vælg en dato og et tidspunkt
Step 2: Fastlæg din målgruppe
Step 3: Vælg den rigtige platform og det rigtige format
Step 4: Planlæg indhold og timing
Step 5: Få budskabet ud!
Step 6: Test teknikken med dine oplægsholdere og test din platform
Step 7: Informér, og koordinér på dagen
Step 8: Lancér indholdet on-demand

Step 1: Vælg en dato og et tidspunkt

Det første, du skal gøre, er at fastlægge en dato for, hvornår eventet skal løbe af stablen. Her skal du fx overveje, om der er andre events på dagen og helligdage på dine fokusmarkeder.

Så har du et udgangspunkt, som du kan melde ud til samarbejdspartnere og internt i virksomheden, og du kan starte markedsføringen af eventet. 

Tænk over, hvornår på dagen du skal afholde dit event, så du rammer målgruppen bedst muligt. Du skal ogsp tage stilling til, hvor langt dit event skal være, og hvor meget af din målgruppes tid du kan bruge. En grundregel kan fx være, at dit event er max fire timer i streg. Så sikrer du, at målgruppen fortsat har tid til andet på arbejdsdagen, og at de ikke bliver mættet af et langt program foran skærmen.

Selvom du umiddelbart tænker din aktivitet som et digitalt event, kan det være, at dit formål og målgruppe egner sig bedre til et andet setup. Det kan fx være, at det digitale event er en mindre del af en større marketingindsats med videndeling, how-to-guides og tutorials på en hjemmeside, og selve det digitale event er et webinar. På den måde forlænger du den samlede levetid på din indsats og får mere ud af dine marketingkroner.

Hvis du holder et live-event, så husk at planlægge opfølgningen, og hav en plan klar, så du ved, hvad du skal gøre, når eventet er slut. Mere om dette i step 8.

Step 4: Planlæg indhold og timing

Start med at bygge et koncept for dagen, og fastlæg emner, som taler ind i problemstillinger hos din målgruppe.

Læg programmet efter dine vigtigste talere og budskaber, og fyld der efter på med øvrige indslag.
Husk at tænke tidsforskelle ind, når du lægger programmet, hvis det er et længerevarende seminar. Men pas på med at konvertere et fysisk event 1:1 – ofte vil en tredages konference kunne gøres på et fire timers digitalt event.

Dine talere er en vigtig markedsføringskanal, og hvis du finder de rigtige, er de i sig selv med til at tiltrække og fastholde deltagere til dit event Du kan også bruge dem aktivt til at promovere eventet på talerens egne kanaler.

Step 5: Få budskabet ud

Gå i gang med step 5, før du er færdig med step 4. Du skal række tidligt ud til dine interessenter og fortælle om dit event. Også selvom alt i step fire ikke på plads. Eventet skal markedsføres, og der skal sendes invitationer ud til din kernemålgruppe.

Det kan du gøre i:

• De telefonopkald, som dine kollegaer i forvejen foretager
• I dine mails, når du besvarer henvendelse eller sender ud
• I email-signaturer med grafik
• På møder med samarbejdspartnere
• På LinkedIn igennem opslag eller i kommentarfeltet på andres opslag

Det handler om at få budskabet ud og skabe awareness i god tid. Det kan godt være, at du ikke får mange tilmeldinger to måneder før dit event, men du opbygger et kendskab, og dermed er barrieren for tilmelding lavere, end den ellers ville være, når deltagerne er klar til at tilmelde sig.

Step 6: Test teknikken med dine oplægsholdere og test din platform

Når du skal holde et arrangement på en ny platform, skal du tage dine oplægsholdere i hånden og give dem en introduktion til systemet. Det samme skal dine samarbejdspartnere have, hvis de fx skal sørge for at sidde klar i en chat og besvare spørgsmål fra deltagere.

Hav også teknisk træningsmateriale eller en Q&A klar, hvis der skulle opstå spørgsmål på dagen, og du ikke selv er tilgængelig. Ofte vil systemet have egen support eller materiale klar, men sørg for at dele det med deltagere og samarbejdspartnere.

Du kan teste teknikken og platformen med dine talere ugen op til event. Husk, at give feedback på billede, lyd og lys, så dine talere fremstår skarpest muligt, hvis der er tale om et live-oplæg.

Step 7: Informér, og koordinér på dagen

Sørg for at planlægge reminders, der minder dine deltagere om at logge ind og deltage. Her kan det være en fordel at inkludere agendaen eller et spot på en key note speaker, så deltagerne ved, hvad de eventuelt går glip af.

Når dagen først er gået i gang, så husk at tage noter, tjek, hvad dine deltagere spørger om, hvad der interesserer dem, og hvor deres fokus ligger. Alt dette skal du nemlig bruge i step 8.

Step 8: Lancér indholdet on-demand

Dit event er nu veloverstået, og du har lagt en masse kræfter og ressourcer i at få de skarpeste talere, producere indhold og koordinere. Og det skal selvfølgelig ikke gå tabt.

Derfor skal indholdet ud at leve på andre platforme og i nye formater. Skab et overblik over, hvilke kanaler du har tilgængelige og få det tilpasset dertil.

Det kan fx være:

• Cases
• Artikler og guides
• Email-flows
• LinkedIn-opslag
• Whitepapers eller andet til download

Der kan være her og nu-fordele i at få indholdet online hurtigst muligt til dem, der ikke kunne på dagen eller gerne vil gense nogle af oplæggene. Derfor kan det være smart at lægge indholdet tilgængeligt umiddelbart efter.

Når du skal bruge indholdet løbende, så skal det tilpasses efter de noter, du tog på selve dagen, og som fortæller, hvilke problemstillinger der er relevante for netop dine deltagere

Er du klar til at afholde dit digitale event?

Som medlem af Danish Export er du altid velkommen til at henvende dig til os og få sparring på, hvordan du kommer ud til dine kunder digitalt såvel som fysisk.

Vi afholder selv digitale events og deler gerne ud af vores erfaringer.