Optimer dine leveringsprocesser og undgå udgifter

”Køber er interesseret i, at varen kommer frem til tiden og bliver transporteret under de forhold, han har specificeret. Sælger vil have en optimal udnyttelse af sine transportmidler og styring på tid og projekter, så han kan orientere sine kunder,” siger Niels Henrik Olesen, CEO og partner hos Trusted A/S.

Hvad er mulighederne?

Forsinkelser i levering af varer og komponenter kan medføre ekstra udgifter for din virksomhed. Det samme gælder, hvis varen kommer til skade under transport. Derfor giver det mening at overvåge dine leverancer. Ifølge Niels Henrik Olesen er der flere muligheder:

”Når det er meget dyre genstande, kan du sende en medarbejder med, som holder øje med lasten. Alternativt kan du sætte elektroniske loggere på, som opsamler information undervejs,” fortæller han og fortsætter:

”Du kan også sætte mærkater på, som afslører brudt emballage eller skifter farve, hvis varen har været udsat for ekstreme temperaturer. En anden mulighed er at digitalisere dine leveringsprocesser ved at sætte digital sporing på dine leverancer.”

Hvad er mest sikkert?

Der er både fordele og ulemper ved de forskellige overvågningsmetoder. Når der er mennesker involveret, kan der ske fejl og manipulation.

”Personen, som følger med din leverance, vender måske ryggen til for en kort bemærkning. Mærkater og loggere kan pilles af og erstattes, så du ikke kan se, hvis varen har lidt overlast. Samtidig kræver disse metoder din tilstedeværelse, når leverancen ankommer,” forklarer Niels Henrik Olesen og uddyber:

”Hvis du digitaliserer dine leveringsprocesser, er der færre risici. Data bliver sendt direkte videre til en server, som lagrer alt. På den måde kan du hele tiden følge med, uanset hvor du sidder i verden.”

Hvorfor er det nødvendigt at forebygge?

Trusted oplever, at digital sporing skaber overblik og reducerer stressniveauet hos medarbejderen, som er ansvarlig for leverancen. ”Med digital sporing kan din kunde selv følge med i status på sin leverance. Det betyder, at kunden ikke ringer til dig konstant og efterspørger sin vare. Samtidig kan du nå at reagere i tide, hvis der opstår en forsinkelse eller en skade. For eksempel ved at sende en ny vare afsted,” siger Niels Henrik Olesen.

Hvis du vil i gang med at spore dine leverancer, skal du:

• Gøre dig klart, hvilke opgaver du vil have løst

• Afklare, hvad vil du indhente data om, og hvad de skal bruges til.

• Afsætte ressourcer og uddanne dine medarbejdere, så de kan læse de data og alarmer, der kommer ind.

• Beskrive formålet og processerne omkring det og forklare det for medarbejderne.

• Sørge for, at ændringerne støtter op om dine kvalitetssystemer (for eksempel ISO).

• Have styr på teknikken og integrere det med virksomhedens it-systemer.

Undgå bøder

Leveringsbetingelser indgår som et vigtigt forhandlingselement i langt de fleste kontrakter. Derfor vil din kontrakt ofte indeholde en aftale om bøder eller prisnedslag, hvis du ikke overholder leveringsfristen. Som eksempel nævner Niels Henrik Olesen vindindustrien:

”Sporing bliver anvendt en del inden for vindindustrien, da der er tale om dyre komponenter og projekter med korte deadlines. Her er det kritisk, at bestilte komponenter når frem i tide, da forsinkelser vil resultere i dagbøder og unødvendige udgifter til montører, som bare går og venter på materialet.”

Placér ansvaret ved skader

Det kan være svært at bevise, hvem der bærer ansvaret for en skade, hvis uheldet er ude. Har du sporing på din vare, kan data hjælpe dig.

”Hvis din vare er beskadiget, kan sporing fortælle dig, hvor og hvornår varen er blevet tabt. For eksempel hvis der i transporten indgår overgang fra lastbil til skib, og varen er blevet tabt på kajen,” forklarer Niels Henrik Olesen og tilføjer:

”Det er nemmere at placere et ansvar, når du kan pege på konkrete data, der viser hændelsen og dermed årsagen til en forsinkelse eller en skade.”

Tilfredse kunder

Ifølge Niels Henrik Olesen handler supply chain-optimering ikke kun om at omkostningsminimere og optimere dine processer. Det er i ligeså høj grad et spørgsmål om tilfredse kunder.

”Med det stigende fokus på at imødekomme kundens behov og nødvendigheden af at være mere og mere konkurrencedygtig er dét her et område, hvor du kan differentiere din virksomhed og yde en ekstra service til dine kunder,” siger Niels Henrik Olesen.

Hvordan kommer jeg i gang?

Han understreger, at det er vigtigt at afsætte ressourcer og få afdækket behovet i din virksomhed, hvis du vil digitalisere dine leveringsprocesser.

”Gør dig klart, hvilke opgaver du vil have løst, hvad du vil indhente af data og hvordan du vil bruge den data. For eksempel: Hvor langt skal dine varer transporteres, og hvor ofte vil du indhente data?” forklarer Niels Henrik Olesen og fortæller videre:

”Forhold dig til, om din virksomhed er klar til denne forandring. Ikke alle virksomheder er modne til at komme i gang med at optimere deres leveringsproces og analysere på data. Det kræver, at du har de rette kompetencer til at løse opgaverne – og vil afsætte ressourcer til det.”

Uddan dine medarbejdere

Trusted har erfaret, at det er afgørende, at du uddanner dine medarbejdere. De skal montere senderne korrekt og være i stand til at læse indgående data og alarmer, så I kan handle hurtigt ved forsinkelser og fejl.

”Det er vigtigt at få medarbejderne med. Forklar, hvorfor I gør det, og hvad I vil bruge data til. Få indført en policy, og beskriv processerne. Fortæl medarbejderne, at det handler om rationalisering – ikke om kontrol og overvågning. I optimerer processerne i jeres supply chain for at imødekomme kundernes behov,” afslutter Niels Henrik Olesen.