Guide: Sådan skaber du den gode relation gennem skærmen

Hvis du er bevidst om, hvad det betyder at skabe forretningsrelationer i en tysk kontekst, og du samtidig tager hånd om relationen under mødet, er virtuelle møder ingen hindring for at skabe relationer med dine tyske kunder.

Skrevet i samarbejde med Bjarne Brynk Jensen, selvstændig eksportkonsulent og underviser i internationalt salg, og Mette Ullersted, ekspert i facilitering og ejer af virksomheden Playmakers

At skabe relationer handler for mange danskerne om at være personlig og afslappet. Men når du sidder over for din tyske kunde, er det allervigtigste, at du holder fokus på det faglige udbytte.

Fachlich, sachlich, dann persönlich

En tysker ville sige: Fachlich, sachlich, dann persönlich. Det betyder, at du skal komme til sagen hurtigt, fokusere på udbytte, have din argumentation i orden og være grundig forberedt. For så mærker din tyske kunde tillid til dig som forretningspartner. Og det er blandt andet gennem tillid, at du opbygger relationen.

En anden vigtig faktor for at opbygge en stærk relation med din tyske kunde er sympati. Og sympati har vi som danskere faktisk allerede opnået. Rigtig mange tyskere forbinder nemlig Danmark med noget godt og rart fx deres sommerferie. Vi er heldige, at vi her får nogle gratis point på sympatikontoen. Men det betyder ikke, at du så kan blive mere afslappet. Fordi du vinder sympati, skal du stadig holde dig til de tyske spilleregler. Du skal altså ikke indlede et virtuelt møde med en lang snak om dit sommerhus ved vestkysten. Men blot holde dig for øje, at du har et godt udgangspunkt for at opbygge relationen, hvis du vel og mærke leverer på det faglige indhold.

Kend din kundetype

Som menneske træffer vi ikke en beslutning og indgår ikke i en relation alene på baggrund af tillid og sympati – vi skal også mærke en behovsopfyldelse. What’s in for me? Og hvis du har leveret på udbytte, begynder din tyske kunde at åbne mere op, og du kan nu begynde at stille spørgsmål til dem og deres virksomhed. Men for at gøre det, skal du vide, hvordan du spørger ind til din kunde. Det er måske lidt firkantet, men man kan helt overordret inddele os mennesker i bestemte kundetyper.

Du kan fx tage udgangspunkt i de fire persontyper - EASI:

Entusiasten er åben, begejstret og inspirerende
Analytikeren er analyserede, struktureret og fokuserer på detaljerne
Supporteren er samarbejdsvillig, accepterende, diplomatisk og imødekommende
Implementeren fokuserer på resultater og vil gerne til sagen. Han er optaget af effektive møder

Vi er ikke kun defineret af én persontype. Tværtimod har vi alle sammen nuancer af alle fire typer i os. Tyskere er dog mere maskuline i deres forretningskultur og mere konkurrenceprægede.

Din tyske kunde vil være implementer og analytiker, og det er derfor også de to kundetyper, du skal have i baghovedet, når du stiller og besvarer spørgsmål fra din tyske kunde. Start med at stille spørgsmål, der rammer implementeren og derefter analytikeren. Og så begynder du måske at tale til supporteren. På den måde sikrer du dig, at du fastholder fokus på det rigtige. Din spørgeteknik er således med til at styrke din relation til kunden.

Din opgave som mødeleder

Men selvom du er lykkes med at være fachlich, sachlich, dann persönlich under mødet, sidder du stadig online med din tyske kunde, og du har med stor sandsynlighed sværere ved afkode, om du rent faktisk lykkes med at få skabt en relation. Vi bliver nemt sårbare og usikre, fordi det er sværere at aflæse og reagere på hinandens kropssprog og mimik.

Som mødeleder bruger vi ofte det anerkendende eller bekræftende blik, hvilket er sværere online. Vi kan ikke på samme måde tage hånd om relationen. Som mødeleder skal du derfor forstå, at det at bygge relationer er en opgave i sig selv, som kræver mere, end hvis I sidder sammen fysisk.

Guide: Sådan er du en god vært ved virtuelle møder

Vi er nødt til at få relationerne i spil og minimere sårbarheden. Relationerne er nemlig limen mellem os mennesker og uden den, kan arbejdet, opgaven eller projektet mellem os falde fra hinanden. Der er også noget, der handler om mening. For at det overhovedet skal give mening for os at være med online, har vi brug for at kunne relatere os til hinanden.

Mette Ullersted, Playmakers

Udnyt momentum i mødet

Der er nogle tidspunkter under mødet, hvor der er et særligt momentum for at skabe relationer og følelsen af fællesskab. Det er i åbningen af mødet, vi sætter scenen. Den følelse, vi lykkes med at skabe her, vil nemt sætte stemningen for hele mødet. Og så er der afslutningen af mødet. Det er det indtryk, kunden tager med og husker til næste gang, I mødes virtuelt eller fysisk.

Der er også et momentum, inden mødet starter. Når du åbner mødet, kan du med fordel gøre brug af lobbyen – venterummet i Zoom eller Teams. Allerede her kan du vise kunden, at du er forberedt og ved, hvem du taler med. Lav en power point, der kort beskriver mødes indhold.

Du skal også helst sende en mail ud inden mødet, så kunden er klædt rigtig godt på – både hvad mødets formål og indhold, men måske hvad angår det tekniske. Vi skal huske, at for det mange – især tyskere - stadig er uvant at mødes virtuelt.

Som mødeleder/vært møder du naturligvis også ind i god tid inden mødet, og når mødet begynder, byder du velkommen og hilser, ligesom du ville hilse med et håndtryk, hvis I mødtes fysisk. Udover at præsentere agenda og mødestrukturen, skal du også huske at sikre dig, at alle har videoen tændt, og at alle er klar over, hvordan de bruger chatten og "ræk-hånden-op”-funktionen.

Lykkes du med alt det, så har du afsættet til et møde med mulighed for at skabe relationer.

Guide om tysk kultur: Tryghed er nøglen til salg med virtuelle møder

Om Bjarne Brynk Jensen

Bjarne Brynk Jensen har 25 års erfaring som eksportdirektør i både danske og tyske virksomheder. Han har derfor masser af praktisk viden om internationalt salg, salgsstyring og salgsudvikling, især i en dansk-tysk sammenhæng. Siden 2005 har Bjarne drevet sin egen konsulent- og undervisningsvirksomhed, hvor han blandt andet er fast salgstræner for det tyske Industrie und Handelskammer.

Læs mere om Bjarne Brynk Academy
Om Mette Ullersted

Mette Ullersted har ledet utallige workshops, møder og forandringsprocesser. Derfor kender hun de fleste faciliteringsmetoder, -muligheder og -faldgruber. Hun er grundlægger af Playmakers, ophavskvinde til Toolboxen med 107 værktøjer til facilitering og forfatter til bogen 'Facilitering af onlinemøder'.

Læs mere om Playmakers