Sådan er du en god vært ved virtuelle møder

Du har stået overfor dine kunder tusindvis af gange. Så hvor svært kan det være at holde et kundemøde gennem fx Teams eller Zoom? Faktisk er der flere ting, du skal være opmærksom på, hvis du vil være sikker på, at dine kunder får et godt indtryk af dig og din virksomhed.

Her bliver du klogere på:

  • Forskellen på fysiske og virtuelle møder
  • Hvordan du er en god vært
  • Hvilke funktioner, du skal kende til, når du planlægger dit virtuelle møde
  • Hvordan du fremstår topprofessionelt

Skrevet i samarbejde med Mette Ullersted, ekspert i facilitering og ejer af virksomheden Playmakers

 

Hvad er forskellen på virtuelle og fysiske møder?

Forskellen på virtuelle og fysiske møder føles lille, men vil du brænde igennem overfor dine kunder, skal du kende faldgruberne og agere efter dem. Fx er ansigtsmimik og kropssprog reduceret kraftigt, og du har ikke samme mulighed for at skabe øjenkontakt med de andre deltagere i mødet.

Derfor skal du fx skrue op for dit smil for at give dine deltagere psykologisk tryghed.

Mette Ullersted uddyber i videoen.

Den gode vært gør kunden tryg

Netop psykologisk tryghed er nøglen til, at du bliver en god vært ved virtuelle møder. Og du kan tydeligt se på dine deltagere, hvis de bliver utrygge.

De begynder fx at:

  • Trække sig tilbage og deltage mindre i mødet
  • Kæmpe for opmærksomhed. De kan nærmest blive lidt aggressive i deres kommunikation
  • Gøre noget andet. Fx tjekke SMS, mail eller sociale medier

Hvis dine deltagere sender de her signaler, skal du overveje, hvordan du igen skaber tryghed. Som Mette Ullersted kommer ind på i videoen ovenfor, kan du skrue op for din egen mimik ved fx at smile, nikke og bruge dine øjne. Men der er også andre greb, du kan tage fat i.


Tydelig mødeleder

Som vært skal du styre mødets struktur og fremdrift. Derfor skal du hele tiden gøre det synligt, hvor langt I er i mødet, hvad der er næste skridt, hvor lang tid I har tilbage og sørge for, at alle får taletid.

Det kræver, at du bruger ekstra tid på at planlægge dit møde, fordi det er meget sværere at improvisere på virtuelle møder. Så overvej fx de skift, du vil have undervejs inden mødet.

Send en agenda

Som led i din planlægning skal du udarbejde en dagsorden for mødet og sende den til dine deltagere. Alle skal vide:

  • Hvem de andre i mødet er
  • Hvad formålet med mødet er
  • Hvorfor de er inviteret med
  • Hvornår mødet er færdigt

Når du holder møder med tyske kunder, som ofte er lidt betænkelige ved virtuelle møder, kan du også med fordel sende en detaljeret guide til, hvordan de logger ind – måske endda teste jeres mødeplatform sammen med kunden inden mødet.

Kvinde Webinar Computer Hjemmearbejde Fracanva

Involvér dine kunder i mødet med tre enkle principper

#1: Planlæg uformel small talk
Uformel snak om løst og fast opstår ikke af sig selv på virtuelle møder. Det skal du også facilitere. Uformel snak er vigtigt, fordi det skaber empati og kontakt mellem dig og de andre deltagere i mødet. Men husk: Er du i tvivl om, hvordan din tyske kunde tager imod small talk, så hold dig til noget fagligt - sachlich, fachlich, dann persönlich.

#2: Hold dine deltagere aktive
Engagement opstår, når alle har en rolle og noget at bidrage med. Du kan fx bede din kunde om at tænke over et spørgsmål eller forberede en kort præsentation inden mødet.

#3: Giv dine deltagere mulighed for at tale sammen
Al dialog behøver ikke gå gennem dig. Få fx de andre deltagere i mødet til at dele erfaringer eller opfattelser af dit produkt.

Spilleregler synliggør roller

Du har helt sikkert oplevet, at man nemt kommer til at tale i munden på hinanden på et virtuelt møde. Det kan du undgå ved at sætte nogle spilleregner for dit møde – fx, hvordan dine deltagere får ordet.

Start derfor mødet med at afklare:

  • Om videoen skal være tændt
  • Hvordan man får ordet
  • Om og evt. hvem, der tager referat
  • Hvordan I bruger chatten

Det afklarer jeres roller, og ingen er i tvivl om, hvordan de skal agere.

 

Mødeprogrammer: Basisfunktioner du skal kende

En vigtig del af at være en god vært er også, at du ved, hvordan dit mødeprogram fungerer. Alle programmer, som du kan holde et virtuelt møde i, har en række basisfunktioner, som du skal kende.

Det er:

  • Billedet
  • Lyden
  • Chatten
  • Screen share

I videoen kan du se, hvordan du bruger funktionerne i praksis.

Har du brug for hjælp til teknikken?

Har du et vigtigt kundemøde må frygt for, at teknikken driller ikke stå i vejen for din præstation. Overvej, om du har en teknisk skarp kollega, som kan sidde med og hjælpe med det praktiske. Det kan fx være deltagere, som ikke kan logge ind eller har svært ved at få lyden til at virke.

Lys Fotografi Professionel Belysning Studie Light Photography Studio Black Furniture Lighting Fra Pxhere.Com

Seks lette tips, der får dig til at se topprofessionel ud ved virtuelle møder

#1: Tænd Lyset
Sørg for rigeligt med lys på dit ansigt. Vend dig fx mod et vindue. Sid aldrig i modlys, så bliver du helt mørk for de andre deltagere.

#2: Kamera i øjenhøjde
Dit kamera skal op i øjenhøjde. Brug fx kasser eller bøger, som din computer kan stå på.

#3: Brug en mikrofon
Så er du sikker på, at de andre deltagere i mødet kan høre, hvad du siger.

#4: Tænk over din baggrund
Ryd op og sørg for, at der er roligt i baggrunden.

#5: Påklædning
Tøj med karakter får dine mødedeltagere til at huske dig.

Om Mette Ullersted

Mette Ullersted har ledet utallige workshops, møder og forandringsprocesser. Derfor kender hun de fleste faciliteringsmetoder, -muligheder og -faldgruber. Hun er grundlægger af Playmakers, ophavskvinde til Toolboxen med 107 værktøjer til facilitering og forfatter til bogen 'Facilitering af onlinemøder'.

Kontakt Danish Export Association

  • Farver Andreas Tilrettet Til Web 2019

    Andreas Julskjær

    Head of Water & Project Manager +45 2262 1691 ajp@danishexport.dk
  • Andreas Julskjær

    Head of Water & Project Manager

    Andreas står i spidsen for Danish Export – Water. Han mener, at netværk er den hurtigste vej til nye kunder og samarbejdspartnere. Derfor kan han både sætte dig i forbindelse med relevante kontakter inden for vand- og spildevandsbranchen og hjælpe med sparring på dit eksportarbejde.

    Andreas ved, hvordan danske vandvirksomheder etablerer sig i udlandet, fordi han har haft et tæt samarbejde med en række eksportører i branchen siden 2016. Han har boet i Tyskland, hvor han blandt andet arbejdede ved Generalkonsulatet i München og hos Infineon Technologies AG som Global Supply Manager.

    Andreas er uddannet Cand.Ling.Merc. fra Aarhus BSS, hvor han også har taget sin bachelor i international virksomhedskommunikation og europæiske studier. Derudover er han certificeret i PRINCE2 og arbejder til daglig med projektstyring og -ledelse. 

    Farver Andreas Tilrettet Til Web 2019
  • Farver Susanne Tilrettet Til Web 2019

    Susanne Holm

    Project Manager & Head of Bioenergy +45 6020 8564 suh@danishexport.dk
  • Susanne Holm

    Project Manager & Head of Bioenergy

    Susanne står i spidsen for vores netværk inden for bioenergi og arbejder med flere eksportprojekter i foreningen. Hun har stor erfaring med salg og kundesupport på en lang række eksportmarkeder, så hun kan blandt andet sparre med dig om kundernes krav, kultur og forretningsprocesser.

    Susanne har tidligere været salgsingeniør, hvor hun fik en stor teknisk forståelse og erfaring med eksportsalg samt planlægning af messer. I Danish Export Association er hun med til at udvikle og gennemføre aktiviteter, der hjælper medlemmerne med at styrke deres eksport gennem netværksmøder og eksportfremstød.

    Farver Susanne Tilrettet Til Web 2019
  • Dorthe Kontaktside Farver Web 2020

    Dorthe Bach Christensen

    Communications & Marketing Consultant +45 4045 3202 doc@danishexport.dk
  • Dorthe Bach Christensen

    Communications & Marketing Consultant

    Dorthe har flere års erfaring med strategisk kommunikation og markedsføring, herunder LinkedIn, e-mailmarkedsføring, webkommunikation og PR.

    Dorthe assisterer flere af de sektorspecifikke netværk med blandt andet content til LinkedIn, men sidder også med kommunikationen på flere af Danish Export Associations større projekter.

    Dorthe Kontaktside Farver Web 2020