Sådan er du en god vært ved virtuelle møder

Her bliver du klogere på:

• Forskellen på fysiske og virtuelle møder
• Hvordan du er en god vært
• Hvilke funktioner, du skal kende til, når du planlægger dit virtuelle møde
• Hvordan du fremstår topprofessionelt

Skrevet i samarbejde med Mette Ullersted, ekspert i facilitering og ejer af virksomheden Playmakers

Hvad er forskellen på virtuelle og fysiske møder?

Forskellen på virtuelle og fysiske møder føles lille, men vil du brænde igennem overfor dine kunder, skal du kende faldgruberne og agere efter dem. Fx er ansigtsmimik og kropssprog reduceret kraftigt, og du har ikke samme mulighed for at skabe øjenkontakt med de andre deltagere i mødet.

Derfor skal du fx skrue op for dit smil for at give dine deltagere psykologisk tryghed.

Mette Ullersted uddyber i videoen.

Den gode vært gør kunden tryg

Netop psykologisk tryghed er nøglen til, at du bliver en god vært ved virtuelle møder. Og du kan tydeligt se på dine deltagere, hvis de bliver utrygge.

De begynder fx at:

• Trække sig tilbage og deltage mindre i mødet
• Kæmpe for opmærksomhed. De kan nærmest blive lidt aggressive i deres kommunikation
• Gøre noget andet. Fx tjekke SMS, mail eller sociale medier

Hvis dine deltagere sender de her signaler, skal du overveje, hvordan du igen skaber tryghed. Som Mette Ullersted kommer ind på i videoen ovenfor, kan du skrue op for din egen mimik ved fx at smile, nikke og bruge dine øjne. Men der er også andre greb, du kan tage fat i.

Tydelig mødeleder

Som vært skal du styre mødets struktur og fremdrift. Derfor skal du hele tiden gøre det synligt, hvor langt I er i mødet, hvad der er næste skridt, hvor lang tid I har tilbage og sørge for, at alle får taletid.

Det kræver, at du bruger ekstra tid på at planlægge dit møde, fordi det er meget sværere at improvisere på virtuelle møder. Så overvej fx de skift, du vil have undervejs inden mødet.

Send en agenda

Som led i din planlægning skal du udarbejde en dagsorden for mødet og sende den til dine deltagere. Alle skal vide:

• Hvem de andre i mødet er
• Hvad formålet med mødet er
• Hvorfor de er inviteret med
• Hvornår mødet er færdigt

Når du holder møder med tyske kunder, som ofte er lidt betænkelige ved virtuelle møder, kan du også med fordel sende en detaljeret guide til, hvordan de logger ind – måske endda teste jeres mødeplatform sammen med kunden inden mødet.

Spilleregler synliggør roller

Du har helt sikkert oplevet, at man nemt kommer til at tale i munden på hinanden på et virtuelt møde. Det kan du undgå ved at sætte nogle spilleregner for dit møde – fx, hvordan dine deltagere får ordet.

Start derfor mødet med at afklare:

• Om videoen skal være tændt
• Hvordan man får ordet
• Om og evt. hvem, der tager referat
• Hvordan I bruger chatten

Det afklarer jeres roller, og ingen er i tvivl om, hvordan de skal agere.

Mødeprogrammer: Basisfunktioner du skal kende

En vigtig del af at være en god vært er også, at du ved, hvordan dit mødeprogram fungerer. Alle programmer, som du kan holde et virtuelt møde i, har en række basisfunktioner, som du skal kende.

Det er:

• Billedet
• Lyden
• Chatten
• Screen share

I videoen kan du se, hvordan du bruger funktionerne i praksis.

Har du brug for hjælp til teknikken?

Har du et vigtigt kundemøde må frygt for, at teknikken driller ikke stå i vejen for din præstation. Overvej, om du har en teknisk skarp kollega, som kan sidde med og hjælpe med det praktiske. Det kan fx være deltagere, som ikke kan logge ind eller har svært ved at få lyden til at virke.

Om Mette Ullersted

Mette Ullersted har ledet utallige workshops, møder og forandringsprocesser. Derfor kender hun de fleste faciliteringsmetoder, -muligheder og -faldgruber. Hun er grundlægger af Playmakers, ophavskvinde til Toolboxen med 107 værktøjer til facilitering og forfatter til bogen 'Facilitering af onlinemøder'.