Sådan afslutter du salget online – om forhandlinger virtuelt

At forhandle virtuelt kan sagtens lade sig gøre, men det kræver, at du bruger tid på at forberede dig, får udarbejdet en agenda, og at du tager styringen til mødet.

Skrevet i samarbejde med Tyge Rasmussen, advokat og partner i Kromann Reumert

Forberedelse er alfa og omega

Enhver forhandling starter med forberedelse - og det er om muligt endnu vigtigere, når den foregår virtuelt med din [tyske] kunde - og ikke mindst nødvendigt, hvis ordren skal lukkes. Udfaldet af en forhandling hænger nemlig oftest sammen med, hvor godt forberedt du er.

Det er i forberedelsen, du gør det klart, hvad du vil med forhandlingen, hvilke alternativer, du kan leve med, og hvilke punkter, du ikke vil gå på kompromis med. Som en del af forberedelsen er det også en god idé at bruge tid på at finde ud af, hvem det er, du skal forhandle med, og at dem du skal forhandle med kan tage beslutningerne.

I en god forhandling er det vigtigt, at kemien er der. Det skal være professionelt, men der må også gerne være en behagelig stemning. Det sker alt andet lige mere naturligt, når man sidder sammen fysisk over for hinanden. Det er sværere online, men du kan evt. google de personer, der skal med til forhandlingen, som en del af forberedelsen, så du ved lidt mere om, hvem der sidder bag skærmen og på den måde er lidt mere forberedt på, hvem der møder dig.

Teknikken skal spille

I en forhandling skal der ikke meget til, før der opstår tvivl eller usikkerhed. Derfor ligger der også i forberedelsen, at du sikrer, at teknikken spiller. Hvis forbindelsen fx ikke er god, eller der er noget, der ikke virker som planlagt, opstår der nemt irritation, og det kan påvirke forhandlingen med dine [tyske] kunder. Derfor skal du – hvis teknikken driller – bevare roen og få det løst, evt. ved at bede folk ringe ind igen eller sende en ny invitation.

Strategy

Sæt scenen og styr slagets gang

Inden mødet skal du have udarbejdet en agenda, så du får sat scenen til mødet. I ethvert virtuelt møde er det vigtigt at begynde mødet med en gennemgang af agenda. Også i en forhandling. Du skal skabe noget struktur, og så er det vigtigt at bibeholde drivet gennem hele forhandlingen og sørge for, at alle er med. Hvis der ikke er en god styring risikeres det, at der ikke er enighed om, hvad der er aftalt og at mødet ikke har tilstrækkelig fremdrift.

Styringen er meget mere vigtig i en online forhandling.

Når vi er i onlinemøder, skal man til tider mere insisterende, hvis vi skal igennem med en pointe, og man kommer nemmere til at afbryde, da man ikke kan afkode de andres kropssprog og mimik, ligesom man kan det fysisk.  Udpeg evt. en eller to hovedtalere og få fra start gjort det klart, hvem der taler, og at man ikke afbryder, men eksempelvis bruger hånd-funktionen i Teams eller Zoom.  Det er dog også vigtigt at lade alle komme til orde med deres synspunkter i en forhandling, så du skal være opmærksom på alle parter som mødeleder.  

Brug breakout rooms

I en fysisk forhandlersituation er der pauser og mulighed for at vende tingene med sit team. Det er der ikke på samme måde, når man sidder virtuelt. Derfor kan man i stedet gøre brug af de såkaldte breakout rooms, som kan laves i både Teams og Zoom. Det gør det muligt at tage en pause fra forhandlingen og vende eventuelle scenarier med sit eget team. Derudover kan man evt. separat have en mailstreng eller chat kørende med sine team-medlemmer, så man løbende kan koordinere.

Del skærm og nedfæld beslutningerne

Når du indleder den afsluttende fase i forhandlingen, kan du med fordel dele din skærm, så du sikrer, at I alle er enige om, hvad der skrives under på. Du skal gennemgå alle nedfældede beslutninger. Det er også vigtigt i en fysisk forhandlersituation, men om muligt endnu mere vigtigt online, så ingen på bagkant siger, at det har vi ikke aftalt. Husk, at en digital underskrift ofte er lige så gældende som en nedfældet med en kuglepen på papir, så accepter ikke en sådan undskyldning for, at der ikke bliver underskrevet - hvis der så er krav om notar eller andet, kan det evt. opfyldes bagefter.

  • [Brug Ikke] Tyge Rasmussen

    Om Tyge Rasmussen

    Tyge Rasmussen er advokat og partner i advokatfirmaet Kromann Reumert og hjælper blandt andet danske eksportvirksomheder med forhandling og kontrakter. 

Kontakt Danish Export Association

  • Farver Andreas Tilrettet Til Web 2019

    Andreas Julskjær

    Head of Water & Project Manager +45 2262 1691 ajp@danishexport.dk
  • Andreas Julskjær

    Head of Water & Project Manager

    Andreas står i spidsen for Danish Export – Water. Han mener, at netværk er den hurtigste vej til nye kunder og samarbejdspartnere. Derfor kan han både sætte dig i forbindelse med relevante kontakter inden for vand- og spildevandsbranchen og hjælpe med sparring på dit eksportarbejde.

    Andreas ved, hvordan danske vandvirksomheder etablerer sig i udlandet, fordi han har haft et tæt samarbejde med en række eksportører i branchen siden 2016. Han har boet i Tyskland, hvor han blandt andet arbejdede ved Generalkonsulatet i München og hos Infineon Technologies AG som Global Supply Manager.

    Andreas er uddannet Cand.Ling.Merc. fra Aarhus BSS, hvor han også har taget sin bachelor i international virksomhedskommunikation og europæiske studier. Derudover er han certificeret i PRINCE2 og arbejder til daglig med projektstyring og -ledelse. 

    Farver Andreas Tilrettet Til Web 2019
  • Dorthe Kontaktside Farver Web 2020

    Dorthe Bach Christensen

    Communications & Marketing Consultant +45 4045 3202 doc@danishexport.dk
  • Dorthe Bach Christensen

    Communications & Marketing Consultant

    Dorthe har flere års erfaring med strategisk kommunikation og markedsføring, herunder LinkedIn, e-mailmarkedsføring, webkommunikation og PR.

    Dorthe assisterer flere af de sektorspecifikke netværk med blandt andet content til LinkedIn, men sidder også med kommunikationen på flere af Danish Export Associations større projekter.

    Dorthe Kontaktside Farver Web 2020
  • Farver Susanne Tilrettet Til Web 2019

    Susanne Holm

    Project Manager & Head of Bioenergy +45 6020 8564 suh@danishexport.dk
  • Susanne Holm

    Project Manager & Head of Bioenergy

    Susanne står i spidsen for vores netværk inden for bioenergi og arbejder med flere eksportprojekter i foreningen. Hun har stor erfaring med salg og kundesupport på en lang række eksportmarkeder, så hun kan blandt andet sparre med dig om kundernes krav, kultur og forretningsprocesser.

    Susanne har tidligere været salgsingeniør, hvor hun fik en stor teknisk forståelse og erfaring med eksportsalg samt planlægning af messer. I Danish Export Association er hun med til at udvikle og gennemføre aktiviteter, der hjælper medlemmerne med at styrke deres eksport gennem netværksmøder og eksportfremstød.

    Farver Susanne Tilrettet Til Web 2019