Virtuelle møder i Tyskland: Gode råd fra 13 eksportvirksomheder
Forberedelse, teknik, pitch og datasikkerhed. Det mener 13 danske eksportvirksomheder er det allervigtigste, når du skal holde virtuelle møder med tyske kunder og partnere. Læs med her og få et sammenkog af virksomhedernes bedste råd til din indsats.
Forbered dig, som var mødet fysisk
Dit virtuelle møde skal:
- Have et klart formål
- Køre efter en foruddefineret agenda
- Følges op
Præcis som på fysiske møder.
En af de helt store forskelle er dog, at virtuelle møder ofte er mere kortfattede og går direkte til pointen. Du har kun én chance, siger en af de adspurgte 13 virksomheder. Derfor er det vigtig, at du er så godt forberedt, at du kan tage styringen fra start, så du efterlader et godt indtryk hos din tyske kunde eller partner.
Konkrete værktøjer præciserer forberedelsen
For at være sikker på, at du kommer hele vejen rundt om kunden og deres behov, kan du udarbejde en forberedelsesskabelon, som I kan bruge på tværs i organisationen. Den skal passe til din virksomhed og jeres kunder, og vil sikre, at I fremstår ens overfor kunderne.
Kend kulturen og sproget
En gammel traver – men ikke desto mindre vigtig. Tyskland er stort, og kulturen varierer fra delstat til delstat. Derfor er det vigtigt, at du har sat dig ind i kultur og forretningskultur inden dit virtuelle møde.
Husk også, at tyskere foretrækker at tale tysk.
Brug alle virkemidler
En udfordring ved virtuelle møder er, at din kunde kan have svært ved at danne sig et billede af din virksomhed og jeres tilbud.
Det kan du fx overkomme ved at sende en vareprøve i forvejen, hvis du har mulighed for det. På den måde har din tyske kunde noget fysisk at forholde sig til under mødet.
Udnyt også, at du relativt omkostningsfrit kan invitere flere relevante kollegaer med til et virtuelt møde. Det kan fx være din ingeniør eller tekniker, som kan svare på meget konkrete spørgsmål. Det vil øge jeres troværdighed over for kunden.
Stryg skjorten
Selvom du måske tager mødet hjemmefra, dur det ikke, at du stadig har nattøjet på, vaskemaskinen tromler løs i baggrunden og børnene larmer.
Sørg for, at du ser ordentlig ud, og at der er roligt og ryddeligt i baggrunden.
Få styr på teknikken
Du kommer langt, hvis du har en god internetforbindelse og software til virtuelle møder. Men hvad skal der til for, at du fremstår helt professionelt?
Du kan fx overveje at indkøbe et godt webkamera, en bordmikrofon og en baggrund.
Derudover er det vigtigt, at du:
- Kender din software og dine muligheder for at dele skærm, filer osv.
- Afstemmer, om I skal have kameraet tændt under mødet og evt. hvornår. Det kan spare på båndbredden at slukke kameraet, når det ikke er i brug
- Slukker/muter din lyd, når andre taler
- Har en rigtig god internetforbindelse. Brug gerne et kabel, så du ikke får udfald undervejs
- Gør det let for dine kunder at komme ind i mødet. Du kan fx sende dem en kort guide og et tydeligt loginlink.
Træn dit pitch
Øvelse gør mester. Det gælder også ved virtuelle møder, hvor du ikke har samme mulighed for at bruge dit kropssprog. Derfor er det vigtigt, at du øver din retorik og fremtoning.
I de fleste softwareløsninger til virtuelle møder kan du optage møder. Optag dig selv og se kritisk på din egen præsentation bagefter.
Tag højde for et øget behov for datasikkerhed
Mange tyskere forventer, at virtuelle møder overvåges på grund af landets historie og kultur. Derfor skal du sørge for, at din kunde eller partner er tryg og gøre det klart, hvordan I behandler person- og fortrolige data.