Sådan sikrer du deltagere til dit virtuelle event
Hvordan trækker du deltagere til et virtuelt event? Du skal fx målrette din markedsføring. Her får du et udpluk af tiltag, som får dit event ud over rampen.
Vind interne stakeholders over på din side
Det er vigtigt at aktivere dine interne stakeholders, så du sikrer den bedste interne forankring og det største engagement. Det gælder både kollegaer, datterselskaber og forhandlere.
Sørg for at få budskabet tydeligt ud til dine stakeholders, og få dem til at tage ejerskab over eventet. Involvér fx sælgerne ved at spørge, om de kan bidrage med kundecases og andet godt indhold. Gør noget ud af at forklare, hvorfor deres daglige arbejdere bliver lettere, hvis de bidrager til eventet. På den måde sikrer du, at alle arbejder mod samme mål. Samtidig skal du gøre det nemt for dem at formidle eventet videre ud i deres netværk ved fx at lave invitationer og grafikker.
Det sikrer bred opbakning og et mere succesfuldt event.
Målret din digitale markedsføring:
Det skal du gøre
Læg en social media-plan for dit event
Benyt alle dine relevante platforme til målrettet markedsføring. Identificér dine målgruppers foretrukne medier (fx LinkedIn, Facebook og Instagram), så du kan ramme din målgruppe mere præcist der, hvor de er i forvejen.
Aktivér dine indlægsholdere
Sørg for, at dine key note-speakers og andre ambassadører tager aktiv del i markedsføringen. Det kan være fra deres profiler på sociale medier og eventuelle maillister, de har i deres virksomhed.
Brug hashtags, hvis du vil nå længere ud på dagen
Beslut dig for at bruge ét eller nogle få #hashtags. På dagen kan du opfordre dine deltagere til at benytte dine tags på sociale medier. På den måde når du bredere ud og skaber interesse for dit brand og indhold.
Brug cases i markedsføringen
Undersøg, om du kan bruge eksisterende kunder som cases i din markedsføring, så du taler mere direkte ind i potentielle kunders behov og giver dine nuværende kunder opmærksomhed.
Vis gennem viden, at du er værd at bruge tid på
Giv viden allerede i din markedsføring, så du viser dig som én, der er ekspert inden for jeres område. Det kan fx være i en opvarmningsmail, hvor du aktiverer dine deltagere og får dem til at sprede budskabet.
Brug dine partnere og sælgere i markedsføringen
Involvér dine partnere, forhandlere og sælgere i markedsføringen. De har ofte har en stor kontaktflade til dine potentielle deltagere – særligt på sociale medier.
Segmenterede mailkampagner
Segmenterer du dine mailkampagner, øger du chancen for, at dit budskab rammer plet hos modtageren. Du kan bruge din virksomheds CRM-system eller andre kundedatabaser til gruppere dine modtager fx efter deres behov eller industri.
Hvis du skriver til alle, rammer du ingen.
Inddrag kollegaer i datterselskaber, forhandlere og partnere, og få dem til at hjælpe med at sprede budskabet. Deres kontaktdatabaser er også en guldgrube – men vær opmærksom på GDPR-reglerne. Når du involverer interne og eksterne stakeholders, så gør det nemt for dem at sende dit materiale ud ved at levere tekst og grafik i forskellige formater. På den måde skal de bruge et minimum af ressourcer på at sprede budskabet.
Der er mange parametre at segmentere på, og det kan være vidt forskelligt fra event til event, hvad der er de rigtige kriterier – det vigtigste er, at du har gjort dig overvejelser, inden du sender dit budskab ud:
- Kundetyper: Skal alle have samme budskab om dit event, eller kan du give det en anden vinkel afhængig af kundetyper? Kunder i medicinalindustrien skal måske have et andet budskab end kunder i fødevarebranchen osv. Det er vigtigt at tale ind i den enkelte kundes problemstilling, så du rammer et behov hos dem.
- Geografi: Skal der være forskelligt sprog, indhold eller budskab afhængig af geografi? Er tidszoner fx forskellige, skal du tilpasse tidspunktet.
- Tidligere deltagere: Send et tilpasset budskab til tidligere deltagere. De kender eventet, og derfor skal du ikke bruge så meget krudt på at øge kendskabet.
- Arbejdsområde: Henvender du dig til forskellige jobfunktioner eller niveauer i virksomhederne, så er det værd at overveje, om budskabet skal være forskelligt, alt efter om du henvender dig til indkøberen, økonomichefen eller direktøren.
Vær tydelig, nem at finde og gør det nemt at tilmelde sig
Det skal være tydeligt for alle, at jeres event er vigtigt. Vær derfor skarp på dit budskab, og få det ud på alle kanaler.
Hjemmeside
Sørg for, at eventet er tydeligt på din og eventuelle partneres hjemmeside – også på selve dagen. Det kunne fx være som topnyhed eller pop-up.
Tilmelding
Gør det nemt at tilmelde sig uden at bede om for mange oplysninger. Lav tilmeldingen i en formular med automatiserede kvitteringsmails eller brug de indbyggede registreringsformularer, som mange platforme tilbyder.
Mailsignatur
Brug en mailsignatur, så alle der modtager mails fra firmaet er informeret – og overvej et segmenteret budskab alt efter, hvem din modtager er.
Kampagneplanlægning
Planlæg din kampagne, så du også kommer tydeligt ud med dit budskab på dagen. Tilmeldinger til digitale events kommer ofte også på dagen for afholdelse eller i dagene op til.
Opfølgning
Når dit event er ovre, skal du sende en opfølgning til deltagerne. Hvis dit event skal gentages senere, kan du med fordel lave en save the date.
8 steps til planlægning af et digitalt event
Step 1: Vælg en dato og et tidspunkt
Step 2: Fastlæg din målgruppe, og præcisér, hvilke interessenter du vil have fat i
Step 3: Vælg den rigtige platform og det rigtige format
Step 4: Planlæg indhold og timing
Step 5: Få budskabet ud
Step 6: Test teknikken med dine oplægsholdere og test internt
Step 7: Informér og koordinér på dagen
Step 8: Lancér indholdet on-demand