Guide: Find den rigtige platform til dit onlinemøde eller -event

Du skal holde et digitalt event eller møde. Men hvilken platform skal du bruge? Og har du behov for noget, som kan mere end videokald og chat?

Her får du overblik over de værktøjer og platforme, som vi bruger Danish Export.

Sådan vælger du din digitale event-platform

Step 1: Hvad er dit behov for platformen?

Det første du skal overveje er, hvilke behov du og din virksomhed har. Hvad er formålet med jeres digitale event?

Det kan fx være at:

  • Dele viden internt
  • Komme i dialog med eksisterende kunder
  • Skaffe nye leads
  • Skabe opmærksomhed omkring et nyt produkt
  • Styrke relationer internt eller eksternt

Når du har kortlagt formålet med dit digitale event, skal du vurdere, hvordan du opnår det:

  • Er det vigtigt, at alle kan byde ind? Og skal det være i en chat, eller skal deltagerne kunne tænde deres egen mikrofon?
  • Skal deltagerne have mulighed for at starte en 1:1-dialog? Og skal det være et møde eller en chat?
  • Vil I dele video eller dokumenter?
  • Skal dit event skræddersyes til flere målgrupper? Og skal de målgrupper have den samme eller forskellige oplevelser?
  • Skal deltagerne kunne logge ind, når det passer dem?
Digital Platform Valg
Der er mange platforme på markedet, som dækker samme generelle behov. Derfor er det vigtigt at være klar og sit behov og sine ressourcer.
Step 2: Hvor mange ressourcer har du til rådighed til at afholde et digitalt event?

Du skal regne med, at digitale og fysiske events er lige komplicerede at arrangere og gennemføre. Derfor kræver det de samme eller endda flere ressourcer, når du skal afholde et digitalt event.

Du skal overveje:

  • Har du sat en person af til, at:
    - Guide og supporte keynote speakers?
    - Sørge for at engagere og dele viden med besøgende i chatten?
    - Hjælpe besøgende med tekniske problemer
    - Styre slagets gang og agere vært?
  • Vil du udgive on-demand content som opfølgning på eventet? Det er fx optagede keynotes, præsentationer mv.?
  • Hvor stort budget har du til at afholde eventet?
Step 3: Hvilken platform skal du vælge?

Når du har step et og to på plads, har du en god idé om:

  • Hvad du skal gøre
  • Hvordan du skal gøre det
  • Hvem du skal gøre det for
  • Hvilke ressourcer, du har til rådighed.


Nu skal du vælge platform. Overodnet er der fire typer:

  1. Mødesoftware
  2. Webinar-/live stream software
  3. Virtuel event-software
  4. 3D-platforme og flere teknisk tunge typer af software

Software findes i forskellige støbninger og prislejer. Nogle kræver engangs-licenser, andre har månedlige opkrævninger, og nogle tredje er helt gratis.

Du skal afsøge markedet med dine behov in mente. Hvis din målgruppe er i udlandet, hvor internetforbindelserne fx ikke er så hurtige som i Danmark, er det en god idé at fravælge 3D-platforme, som kræver ekstra god hastighed, og at dine deltagere downloader et program. Det kan du ofte undgå med de øvrige typer af software.

Før du vælger, er det derfor vigtigt at afsøge markedet og læne dig op ad egne erfaringer, hvis du har deltaget på online events.

Vores platforme i Danish Export

Microsoft Teams

I Danish Export bruger vi Microsoft Teams internt og til mindre digitale events og sparringsmøder.

Vi vælger Teams, når møderne har et begrænset antal deltagere, og vi prioriterer at deltagerne skal interagere med hinanden. Det kan fx være i erfagrupper og på temamøder.

I vores tilfælde har deltagerne ofte erfaring med Teams, så det er et nemt værktøj at gå til for målgruppen. Vær dog opmærksom på, at det er vigtigt med en fastlagt agenda og ordstyrer, som faciliterer mødet og sikrer, at alle kommer til orde.

Zoom

Et andet værktøj, som  minder om Teams, er Zoom, som også er kendt i mange dele af verden. I Danmark er kendskabet dog ikke på højde med Teams.

Vi bruger Zoom til større møder, hvor vi fx har en taler på, og derefter deler deltagerne i mindre grupper for at styrke networking. Her tilbyder Zoom ’break out-sessions’, hvor du som arrangør fordeler deltagere i et antal rum, som du angiver. Du kan selv hoppe mellem de forskellige rum. Zoom understøtter også afstemninger, som er en kendt funktion fra webinar-platforme.

Dine deltagere kan downloade Zoom eller tilgå programmet gennem en browser. Enkelte virksomheder har politikker som siger, at de ikke må downloade Zoom. De er er derfor tvunget til at deltage gennem en browser.

Der er mange muligheder i Zoom, og det kræver, at du planlægger dit møde og tager stilling til, hvilke funktioner du vil bruge til hvert enkelt møde. 

Clickmeeting

Clickmeeting er en klassisk webinar-software, hvor du streamer live til et større antal deltagere. Værktøjet er simpelt, og du har mulighed for at uploade filer, afspille videoer, afstemninger og meget andet. Det er nemt at sætte op, og du er hurtigt klar til at holde dit første event.

Når du afholder et webinar, er det vigtigt at klæde dine oplægsholdere på før webinaret og at agere support under selve afholdelsen. Det gælder især, hvis du benytter mindre kendte systemer, som netop Clickmeeting – her er det vigtigt, at oplægsholdere føler sig trygge, så de kan holde fokus på at holde selve oplægget.

I dag bruger vi Zoom til vores webinarer, fordi vi håndterer tilmeldinger, e-mails mv., i vores e-mailmarketingsystem. Derfor har vi ikke brug for hele den pakke, som et webinarsystem giver, men har udelukkende behov for selve livestreaming-platformen.



Ubivent

Ubivent er vores seneste værktøj i kassen. Det indeholder alle ovenstående funktioner og mere til. Ubivent er en ’all-in-one’-platform, som kan skræddersyes til et hvert behov. Platformen er bygget som et klikbart univers, hvor du netop navigerer rundt ved at klikke dig rundt.

Her kan du integrere præsentationer, livestreaming, chat og informationsstande og på den måde i høj grad genskabe oplevelsen fra et fysisk event. De mange muligheder stiller krav til planlægningen af eventet, så Ubivent er ikke en software, du køber som en plug-and-play-løsning. 

Ubivent-platformen er udviklet af meetyoo conferencing GmbH, som har mere end 20 års erfaring med afvikling af digitale og hybrid-events. I Danmark er Standesign forhandler af platformen.

Ubivent - hero image

Om Ubivent

Ubivent er en digital event-platform udviklet af meetyoo conferencing GmbH.

Ubivent kan fx bruges til:

  • Corporate events
  • Seminarer og konferencer for partnere, forhandlere og datterselskaber
  • PR events
  • Produktlanceringer
  • Intern træning