Guide: Sådan sikrer du effektivitet i dine onlinemøder [Video]

Der er to særlige grunde til, at digitale mødeformer vinder indpas. Det sparer nemlig både tid og reducerer omkostninger.

Læs med og se videoen, så du kan blive klogere på:

• Hvilke udfordringer skal jeg være opmærksom på?
• Hvordan løser jeg udfordringerne ved online møder?
• Få fire gode råd til at komme godt i gang med online møder

Hvad er et online møde?

Et online møde eller digitalt møde er en mødeform, som efterhånden er velkendt i form af webinarer, fjernundervisning eller Skype-opkald, og som fungerer enten via computer, mobil eller tablet. Denne guide tager udgangspunkt i præsentations- og salgsmøder, hvor du bruger PowerPoint eller et andet præsentationsværktøj, og guider dig til, hvordan du overvinder de udfordringer, som online-formatet giver.

Et online møde kan ikke erstatte det fysiske møde én til én, men det kan være et godt alternativ, hvis du har et længere samarbejde med en kunde, ligesom det kan fungere som et redskab internt i virksomheden. Ofte vil det fysiske møde være at foretrække i den indledende salgsfase, men når samarbejdet med en potentiel eller eksisterende kunde er etableret, kan et online setup være et effektivt supplement til at drive salgsprocessen fremad.

Se med herunder, hvor Mads Holm Iversen fortæller om faldgruberne og giver sine råd til det gode online møde.

TIP: Mads nævner en guide i videoen. Du kan tilgå guiden ved at klikke her og bruge koden 'eksport'. 

Online møder:
Pas på faldgruberne, og brug de rigtige greb

Hvilke udfordringer skal jeg være opmærksom på ved onlinemøder?

En af de primære udfordringer ved onlinemøder er, at de virker mindre forpligtende end fysiske møder. Det gør sig særligt gældende på møder, hvor du som deltager ikke selv er med på video.

Det vil sige, at hvis du sidder på din egen skærm på en lokation, hvor der ikke er andre, der kigger på dig, så er der stor risiko for, at du ikke holder udelt fokus på præsentationen. Mads Holm Iversen har lavet en stikprøve blandt vores medlemmer, som viser, at de i et fysisk møde kan koncentrere sig i op til 80 procent af tiden, mens det i onlinemøder kun er i 60 procent af tiden.

Hvorfor er det sådan?

25 procent af medlemmerne angiver, at de tjekker mails eller laver andre ting under mødet.

Det bunder i to ting – at deltagerne ikke føler sig nær så forpligtede som på det fysiske møde, og at formidlingen i et onlinemøde ofte er dårligere end på det fysiske møde. Det kræver derfor en ekstra indsats at fastholde deres opmærksomhed. Da du ikke kan bruge dit kropssprog, som du vil gøre i det fysiske møde, skal du benytte andre greb for at fastholde opmærksomheden.

Hvordan løser jeg udfordringerne ved onlinemøder?

Når du vil løse de udfordringer, som et onlinemøde giver, kræver det, at du skaber de rigtige rammer og opbygger en præsentation, der adskiller sig fra de slides, som du bruger på fysiske møder.

”Vi skal tænke vores præsentationer som en tegnefilm. Der skal generelt ske mere på vores slides i onlinemødet end det fysiske møde, hvor vi kan pege og illustrere med vores kropskrog. Det er vi i vidt omfang afskåret fra i onlinemødet. Så derfor skal man hele tiden synkronisere det visuelle og det verbale,” siger Mads Holm Iversen fra Convinced.

Du skal med andre ord sørge for, at det dit publikum hører i onlinemødet, skal passe til det, de ser. Derfor skal du have flere sekvenser og flere animationer, end du har i det fysiske møde.

Samtidig kan det være en god idé at sørge for, at folk sidder i grupper på lokationerne. Det skaber en højere grad af forpligtelse i forhold til at følge med, når modtagerne sidder sammen og følger mødet fremfor at sidde alene bag skærmen, hvor der kan være kort til overspringshandlingerne på mobilen og computeren.

4 gode råd til et effektivt møde: Sådan kan du gøre

1. Et slide fyldt med punktopstillinger er no-go
   • Du kan godt have punktopstillinger, men så skal du sørge for, at de kommer ind enkeltvis på klik, og at det, du har præsenteret, bliver tonet ned.
     Se en how-to-video her - brug koden 'eksport'.
     
     
2. Introducér modeller step-by-step, og brug animationer
   • Hvis du har et slide med en kompliceret model, så skal du tage ét modul af modellen ad gangen, og tone det ned, du har præsenteret. Det skaber en effekt, hvor du hele tiden fokuserer på det, vi skal lytte efter.
   • Du skal ligeledes bruge animerede statistikker, hvor graferne skaber bevægelsen
     
     
3. Brug flere slides end normalt
   • Benyt dig af flere slides, end du vil gøre på et fysisk møde. Det gør det nemmere at sørge for, at deltagerne fokuserer på de rigtige pointer.
     
     
4. Sæt dig selv på skærmen
   • En teknik, der virker godt i et fysisk møde, er at lukke ned for skærmen, hvis der ikke er brug for den visuelle support. Det fungerer ikke i et onlinemøde. I stedet for den sorte skærm skal du slukke for slideshowet og tænde for dit webcam. Så lytter deltagerne til det, du vil uddybe og den dialog, du gerne vil have på den anden side af skærmen. Så står dit slide ikke og ’larmer’, når I har gang i dialogen.
   • Hvis du samtidig har gode slides, der virker tegnefilmsagtige, kan du omvendt slukke for dit webcam, mens dine slides kører. Så dækker dit billede nemlig ikke skærmen, og du fjerner derved alle forstyrrende elementer.