Tjekliste: Sådan forbereder du din messedeltagelse

I har bestemt, at firmaet skal på messe og jeres standplads er booket. Nu starter messeforberedelsen for alvor, men hvor skal du starte? Her er en tjekliste, som du kan lade dig inspirere af, når du skal planlægge stand, rejse, markedsføring og så videre.

Tjek dine deadlines

Minimum fire til seks måneder før messen skal du tjekke, hvilke deadlines du skal overholde. Så kan du planlægge din tid, og I undgår meromkostninger på grund af hastesager.

Styr på formål og mål

Formål og mål er styrepinden for det, du skal forberede til messen. Er målene ikke på plads endnu, skal salg og marketing stikke hovederne sammen og blive enige om, hvorfor I skal på netop denne messe, og hvad I skal have ud af det.

Få gode råd til, hvordan du sætter mål for messen  

Fastsæt et budget

Hvis du ikke allerede har fastsat et budget i forbindelse med udvælgelsen af messen, skal du gøre det nu. Du kan tage udgangspunkt i listen her, så har du en idé om, hvad du skal tage højde for.

Aftal bemanding af standen

Kører I lonely rider med en sælger på standen, eller skal hele salgsafdelingen afsted?

Overvej:

  • Hvor mange og hvem skal afsted?
  • Giver det mening at have en forhandler med på standen?
  • Skal marketing med? (Se gode argumenter for at tage marketing med under afsnittet om markedsføring)

Husk at bestille adgangs- eller udstillerkort.

Book flyrejser og hotelværelser

Hvis det er en større udstilling, er der ofte rift om værelserne på de attraktive hoteller. Derfor er det en god idé at booke i god tid – nogle gange helt op til et år før messen.

Hvis messen er i Nordeuropa, kan det være både billigere og nemmere at tage bilen end at flyve.

Hvordan skal standen se ud?

Standen er jeres base og virksomhedens udstillingsvindue på messen. Derfor er det vigtigt, at salg og marketing sætter sig sammen og aftaler alle detaljer. Fra budskaber til antallet af potteplanter.

I skal blandt andet afklare:

  • Budskaberne på væggen. De skal svare til de mål, I har fastsat, og jeres målgruppe, altså den kundegruppe, I gerne vil i kontakt med på messen. Referencer fra messens marked er ofte godt blikfang.
  • Skal I have maskiner eller andet stort blikfang på standen? Husk at være realistiske med pladsen, så I ikke har noget med, som ikke kan være på standen.
  • Hvilken teknik, vil I have på standen? Baristaer, en skærm med en præsentationsfilm eller andet?
  • Skal I bruge podie, depot, møbler, potteplanter, disk, brochurestandere?

Tip: Det er kun fantasien (og budgettet), der sætter grænser for jeres messestand. Derfor er det en god idé at gå i dialog med en standbygger tidligt. De ved, hvad der er realistisk inden for jeres budget, og kan rådgive om alt fra belysning til fedt design.

Listen fortsætter under billedet

Pavilion Of Denmark, Nyt Look, Seatrade 19
Book fragt af jeres messegods

Når I har fastlagt standens layout, skal du have fat i en speditør, som kan fragte det hele for jer.

Søfragt er ofte billigere end luftfragt, men søfragt kræver, at du er klar med produkter og udstillergods i meget god tid.

Invitér jeres kunder

En vigtig del af at trække de rigtige besøgende til jeres stand er simpelthen at invitere dem.

  • Vil I gerne se enkelte VIP-kunder, eller inviterer I bredt?
  • Undersøg om messen stiller gratis billetter til rådighed, som du kan vedhæfte jeres invitationer.
  • Udarbejd en fængende invitation. Nogle messer stiller skabeloner til rådighed, som du kan bruge.
  • Overvej, om I vil invitere kunderne til møder under messen.
  • Vil I arrangere et event for jeres kunder? Det kunne fx være en middag eller en reception på jeres stand.
  • ”Når vi er med medlemmerne på messe, oplever vi ofte, at en virksomhed springer over at invitere kunder inden messen på grund af travlhed. Det er en skam, for det er en lavthængende frugt, som virkelig styrker relationen mellem kunde og leverandør.”
    Farver Morten 2018 Web2019 Headshot Morten Lauridsen, Export Coordinator, Danish Export Association
Markedsføringen

I skal fortælle omverdenen, at I er på messe – men hvordan? Ud over at invitere kunder, kan I overveje en række markedsføringsaktiviteter:

  • Sørg for at uploade dit indhold til messens katalog, så I bliver vist i det officielle materiale.
  • Vil I annoncere i fagblade op til messen?
  • Kan I lave noget relevant på sociale medier?
  • Hvilke brochurer skal I have med? Og er det relevant at lave noget nyt indhold, som er tilpasset det marked, I er på? Undersøg eventuelt, om det er relevant at oversætte jeres materialer.
  • Vil I bruge en konkurrence eller et andet event for at trække opmærksomhed?

Tip: Fang kunderne, der hvor de er ved at lægge posts på sociale medier fx LinkedIn under messen. Hvis I bruger billeder af standen, skal der være mennesker på. Et foto af en tom stand er så kedeligt.

I kan evt. overveje at tage en kollega med fra marketing, som kan lave video, tage fede billeder og producere case stories med jeres kunder. Alternativt kan I forberede tekster hjemmefra, så det er nemt og hurtigt, at poste når I står på messen. Eller I kan sende billeder og video hjem til marketing, som kan sørge for at få det online.

Overvej, hvordan I vil følge op på leads

Vil I bruge håndskrevne noter, eller skal alt registreres digitalt?

Håndskrevne noter

Vælger I den analoge metode, er det en god idé med en form for systematisering. Lav og print evt. leadkort, som I kan udfylde på de potentielle kunder, der besøger jeres stand. Notér det vigtigste, så det er let for dig eller en kollega at følge op, når I kommer hjem.

Digital opfølgning

Der findes systemer, hvor I nemt og hurtigt kan registrere besøgende og sende dem foruddefinerede mails med præcis de materialer, som kunder efterspørger. På den måde kan I følge op med samme, og I sikrer, at ingen leads falder ned mellem to stole.

Bliv klogere på digital opfølgning på leads

Overvej også, hvad der skal ske med jeres leads, når I kommer hjem. Skal de ind i CRM, Excel eller andet? Og hvem uddelegerer ansvaret for, at der bliver taget hånd om alle potentielle kunder?

Har du behov for sparring?

Forberedelse til en messe er individuelt, og det kan sagtens være, at din virksomhed har andre behov, end tjeklisten her kommer igennem. Vil du have konkret sparring på, hvordan du forbereder jeres messedeltagelse? Kontakt os og få en snak.

Se alle medarbejdere

Messer

Få max udbytte af messer

Vil du have mere viden om, hvordan du får mest muligt ud af at deltage på en messe?

Pavilion Of Denmark Sløret

Før messen: Tre overvejelser inden du booker din stand

Læs mere
Smartphone

Digitalisering af messeleads: Hvorfor og hvordan?

Læs mere