Guide: Sådan udarbejder du et vindertilbud

”Det dur ikke bare at sende tilbud til højre og venstre eller at afgive tilbud på alle henvendelser. Uanset om det er en ny eller eksisterende kunde, kræver det et grundigt forarbejde, hvis du vil have ordren,” siger Frederik Lam, Vice President, Shipley Denmark og uddyber:

"I dit tilbud skal du vise, at du forstår kundens behov, og du skal klart fortælle, hvordan dine produkter kan løse det behov. Ellers er det svært at overbevise fx en kinesisk virksomhed om, at de skal vælge dig som ukendt og dyr leverandør fra Danmark frem for en lokal samarbejdspartner."

Frederik Lam har i mere end 15 år rådgivet danske eksportvirksomheder omkring udarbejdelse af kvalificerede tilbud. Her får du hans guide til, hvordan du bedst muligt går til opgaven:

Guide: Sådan vinder du ordren

1. Ban vejen for mulig forretning

Dit færdige tilbud skal ikke være din første kontakt med kunden. Først skal du gennem et grundigt forarbejde:

• Udvælg ét eller to markeder, du vil gå efter.
• Planlæg markedet. Afdæk potentielle kunder, samarbejdspartnere og forretningsmuligheder.
• Besøg markedet. Træf aftaler og investér i at flyve ud, skabe netværk og møde kunderne personligt.

2. Overvej mulighederne

Når et nyt kundeemne byder sig til, så tøjl din entusiasme. Først skal du overveje, om I overhovedet skal gå efter opgaven.

• Opstil rammer. Hvis I ikke allerede har en bid/no bidprocedure, er det nu, den skal udarbejdes. Opstil kriterier for, hvornår I går efter opgaver, så I ikke bliver fristet over evne i den enkelte salgssituation.
• Analysér tilbud. Er konkurrencen fx for stor, har I ressourcerne til salgsarbejdet, og kan I levere det forventede?
• Få rådgivning. Det betaler sig fx at få en lokal samarbejdspartner eller advokat til at tyde kundens specifikationer og krav de første to-tre gange.

3. Forbered tilbud

Styrt ikke til tasterne. Først skal I forberede indhold og sammensætte teamet.

• Forbered, hvordan I vil vinde opgaven: Hvem er kunden, hvad er jeres USP’ere, hvad er den rette løsning og pris?
• Fordel opgaver. Hvem skriver hvilken del, hvornår er deadline etc.

4. Udarbejd tilbud

Saml alle dele af tilbuddet. Det skal altid bestå af tre elementer:

• Basisinformationer, så I lever op til alle specifikationer i tilbuddet. Ellers kommer I slet ikke i betragtning til opgaven.
• Overbevisende indhold, der får jer til at skille jer ud. Fx hvilken værdi skaber jeres produkt, hvordan løser I kundens behov, og hvorfor skal kunden vælge jer frem for konkurrenterne?
• Lækker indpakning, der serverer indholdet for kunden. Tænk i overskuelig opsætning, executive summaries, grafik og fotos, billedtekster og let design.

Kilde: Frederik Lam, Vice President, Shipley Denmark.